Mejorar la gestión del tiempo. Consejos para optimizar los recursos.
“¡Me falta tiempo para hacer todo lo que quiero!”
¿Quién no ha dicho esto en algún momento? Sin embargo la mayoría de las veces no se trata de falta de tiempo en realidad sino de una mala planificación. Todas las semanas tienen 7 días con 24 horas cada uno para todo el mundo. ¿Por qué unas personas abarcan más mientras que otras no llegan nunca a sus objetivos? Pues bien, la clave está únicamente en la buena administración de nuestro tiempo.
Es verdad que vivimos sobrecargados de un sinfín de tareas y no vamos a negar que nos roban una gran parte de nuestro valioso tiempo. Ahora bien, si nos proponemos hacer una buena gestión con nuestro tiempo notaremos que nuestra productividad mejorará en calidad de trabajo y, por lo tanto, en beneficios para la empresa. En el terreno personal, una adecuada gestión del tiempo es igualmente esencial para mantener una calidad de vida. Si no lo hacemos así podemos acabar padeciendo estrés, ansiedad y caos.
He aquí algunas pautas que pueden dar un giro a nuestra vida laboral y personal que marcará el principio de lo que podríamos llamar una vida sana, ordenada y de éxito:
1º Trabajar en un entorno ordenado y organizado. Si nuestra mesa de trabajo está llena de desorden difícilmente vamos a poder gestionar las ideas y mucho menos el tiempo. Al final de la jornada laboral sería bueno que dedicáramos unos minutos a recoger, ordenar, clasificar, archivar para crear el entorno de orden tan necesario para poder iniciar nuestro trabajo al día siguiente de forma organizada. De esta forma creamos un ciclo perfecto y eliminaremos el caos de forma definitiva.
2º La agenda es un salvavidas en la gestión del tiempo. Debemos tenerla siempre a la vista. Nos ayudara a planificar, organizar y priorizar la realización de las tareas más importantes y menos importantes. No es nada difícil… tan sólo necesitamos un cuaderno y un bolígrafo. Estas simples herramientas van a conseguir milagros en nuestra planificación. Podemos alistar por adelantado las tareas a realizar cada semana, o cada mes, en función de la magnitud del proyecto en el que estemos trabajando, así nos aseguramos de su buena ejecución. Si nos sentimos abrumados o nos sentimos perdidos por el exceso de trabajo tan sólo tenemos que revisar nuestra agenda y volver a retomar el ritmo. Siempre habrá que contar con posibles imprevistos y dejar un margen para poder afrontarlos. Daremos siempre un primer lugar a las tareas prioritarias, pasando después a las no prioritarias. No es nada recomendable ir aplazando tareas que no nos gusten buscando excusas. Cuanto antes las afrontemos antes nos las quitamos de encima. Recordemos esta regla al organizar nuestra agenda: Planificación y Acción.
3º Establecimiento de objetivos. Esta faceta es muy importante y debemos tenerla clara. Para ello podemos hacer preguntas como: ¿Tiene sentido hacer esto ahora? ¿Es totalmente imprescindible hacerlo hoy? ¿Qué queremos lograr? ¿Cuán necesaria es esta tarea? Este tipo de preguntas nos ayudarán a ser realistas y ponernos metas razonables y alcanzables. De no hacerlo así nos invadirá la frustración y acabará por robarnos la motivación… ingrediente tan importante para el buen desarrollo de nuestras funciones.
4º Aprender a delegar. ¿Por qué resulta tan difícil? Podría ser que pensáramos que nadie lo va a hacer como nosotros. ¡Y efectivamente puede que sea verdad! Pero esto no significa que lo hagan peor, tan solo lo harán de forma diferente. Lo importante es llegar a los objetivos trazados y de forma eficaz, solos o con ayuda. Además no debemos olvidar que no todos ejecutamos con la misma eficiencia y que puede ser que haya otras personas que han desarrollado ciertas habilidades mucho mejor que nosotros. Lo mejor en confiar en ellas, delegar y, en definitiva, pensar que las tareas se realizarán en un tiempo menor, a un coste inferior y con una calidad superior.
5º Horas de mejor rendimiento. ¿Sabemos en qué momento del día estamos más concentrados? Si lo sabemos, ese debería ser el periodo en que debemos realizar las tareas prioritarias. Los resultados serán visibles. Dejaremos las tareas no prioritarias para después de comer o al final de la jornada laboral que suelen será las franjas horarias en las que el cansancio hace mella y el rendimiento es mucho menor.
6º Optimizar recursos. Esto es vital cuando manejamos un proyecto grande. ¿Cómo podemos hacer esto? Sencillamente diseccionando el proyecto cual cirujano experto para poder ver con claridad todas sus partes. A partir de ahí será más fácil crear un proceso que constará de pequeñas tareas que iremos ejecutando paso a paso. ¿Qué lograremos? Optimizar recursos de tiempo, económicos y de organización de equipo.
7º Autocrítica y ejercicio de control. Cuando decimos esto nos referimos a que debemos hacer un seguimiento de nuestras tareas y ser honesto con nosotros mismos. Si no hemos podido cumplir con los plazos de ejecución de nuestras tareas deberíamos preguntarnos por qué no lo hemos logrado y cuál era la tarea específica. Quizás podría haber sido simplemente por cansancio mental. Forzar la máquina no va a hacer que hagamos mejor las cosas. A este respecto hay un dicho popular que nos recuerda: “El que mucho abarca…poco aprieta”. Necesitamos momentos de descanso para desconectar y sacar mejor provecho a la gestión de nuestro tiempo. Nuestra productividad no depende de la velocidad con la que trabajemos sino de sentirnos optimistas y motivados. Además de todo lo mencionado, crear una mecánica de trabajo y rutina también facilitará mucho las cosas.
8º ¡Cuidado con los ladrones de tiempo! Están en todas partes. Pueden ser factores que consumen tiempo de forma inconsciente. Para poder evitarlos primero tenemos que identificarlos. Los ladrones de tiempo pueden ser distintos: los correos electrónicos, la entrada de una llamada telefónica, mensaje de texto en nuestro móvil, las redes sociales, visitas inesperadas no planificadas, las multitareas, reuniones o hasta nuestro compañero o jefe. Cada vez que se produce una interrupción perdemos concentración y esto implica bajar la productividad y aumentar la probabilidad de cometer errores y por ende perder tiempo posteriormente subsanándolos. Debemos crear nuestras propias estrategias para dar esquinazo a los ladrones de tiempo o minimizarlos todo lo posible, como por ejemplo reducir el tiempo que dedicamos a atender las llamadas, poner nuestro móvil en silencio o incluso desconectarlo durante las horas de trabajo, no aceptar visitas no planificadas, tomar nota de una tarea nueva y no empezarla hasta terminar la que se esté realizando, reducir el tiempo de las reuniones a lo estrictamente necesario, fijar horarios para revisar los correos y contestarlos, poner filtros y etiquetarlos correctamente. Estas son medidas muy fáciles y que todos podemos aplicar.